Заместитель генерального директора ООО «Такском»

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

28 сентября 2015 г. 13:45

Мало кто знает, что возможность отказаться от некоторых бумажных документов в пользу электронных появилась уже достаточно давно. Например, электронные договоры используются уже несколько лет, а отправлять документы в суд на CD-дисках или через интернет можно было еще раньше – только не все об этом знали и продолжали работать с документами по старинке. Сегодня возможностей по переходу на электронные документы куда больше, но и сомнений на этот счет не меньше. Насколько трудно прямо сейчас отказаться от бумаги, разберем в этой статье.

А может взять и отменить?

С точки зрения действующего российского законодательства сегодня спокойно можно отказаться от бумажных счетов-фактур, бухгалтерской первички, договоров и других документов, для которых нет специальных требований по оформлению. Но нельзя просто так взять и сжечь все мосты: чтобы начать использовать любые документы в электронном виде, необходимо подготовиться к работе с ними – как технически, так и организационно.

Например, необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи для всех сотрудников, имеющих право подписывать электронные документы. Надо решить, с помощью каких инструментов вы будете работать с документами внутри компании, как будете хранить и обрабатывать, отправлять их контрагентам. Возможно, придется решать вопросы интеграции, перевода нетиповых документов в электронный вид и т.п. Также надо будет провести работу с партнерами, которым тоже предстоит подготовиться к работе в электронном виде, постараться их замотивировать. В крупной компании такая работа займет определенное время, а в небольшой организации пройдет довольно быстро.

Конечно, вы можете опереться на вашего оператора обмена. Например, Synerdocs помогает своим абонентам быстро и без лишних забот перейти на обмен. Но даже в этом случае не получится в один момент отказаться от использования бумажных документов в пользу электронных. Тем более что ваши контрагенты будут переходить новую технологию с разной скоростью, а значит, первое время у вас будут еще документы на бумаге.

Трудно ли совмещать в работе бумажные и электронные документы?

Начнем с того, что пока этого не избежать, особенно на этапе перехода – не все ваши контрагенты сразу начнут отправлять электронные документы. В этот период вам придется учитывать отличия в работе с электронными и бумажными документами: у вас будет два способа их отправки и получения, согласования и подписания, будут разные инструменты хранения.

Проще всего такой комбинированный режим работы перенесут небольшие компании с относительно маленьким числом документов. Для них не составит особых проблем совмещать два потока документов – трудоемкость почти не изменится.

А вот у компаний с большим количеством документов ситуация может быть сложнее. Но, как правило, здесь работа с документами уже частично автоматизирована: внедрены корпоративные системы, согласование происходит в электронном виде, используется архив сканов первичных документов и т.п. Таким организациям потребуется доработать свою инфраструктуру, чтобы совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п.

Отличный вариант для крупной компании – использовать интеграционное решение в паре с СЭД. При больших объемах потоков документов нужны хорошие механизмы обеспечения безопасности хранения, скорости доступа да и просто хорошие интерфейсы. Сложные процессы согласования требуют мощный workflow-движок и интеграцию с КИС. Эти задачи и позволяет решить интеграция с СЭД, например, в Synerdocs и облачной ECM-системы DIRECTUM.

Такая интеграция позволит совместить работу с электронными и бумажными документами, сделать единый архив (сканов бумажных и электронных документов); настроить отправку таким образом, что части контрагентов документы будут отправляться в бумаге, а остальным в электронном виде; организовать подписание документов в зависимости от необходимой формы (бумажной или электронной) оригиналов документов и т.п. Это и сделает совмещение бумажных и электронных документов в переходный период наиболее комфортным для компании.

Как решать вопрос с доверием к электронным документам?

Вопросы доверия к новой технологии обмена уже не стоят так остро, как раньше.

Сегодня они связаны, прежде всего, с тем, что у пользователей недостаточно знаний и практики работы с электронными документами. В таких ситуациях необходимо просвещать всех, кто задействован в делопроизводстве: рассказать им о законодательстве в области использования электронных документов, о работе с ними, показать, как это происходит на практике. Эффективным средством в таких ситуациях станет демонстрация чужого опыта работы, можно пообщаться с контрагентами, которые уже используют новую технологию, обратиться к оператору ЭДО, провести референс-визиты. Кроме того, многие операторы ЭДО предоставляют возможности попробовать работу в тестовом режиме, что помогает получить на практике кое-какое понимание технологии.

Если же контрагент не готов работать в электронном виде или по каким-либо причинам не желает этого делать, необходимо определить истинные причины.

Их может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой. Бывает и так, что контрагент просто с вами заигрывает и ждет хорошего предложения или низкой цены.

Мотивация контрагентов для перехода на обмен ЭД может быть различной – это и информационно-разъяснительная работа, маркетинговые акции или даже ультимативные меры. Но в последнее время мы довольно редко прибегаем к особенным мерам, поскольку большинство компаний уже понимают, для чего нужен ЭДО. Особенно если крупный партнер или поставщик ставит жесткое условие: «с нового года мы обмениваемся ТОЛЬКО электронными документами». Не все компании готовы к такому жесткому решению, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

Большинство трудностей отказа от бумаги лежит, скорее, в организационной плоскости, чем в технологической.

С технологиями все хорошо: они работают безотказно, методика уже отработана. А вот множество внутренних «бумажных костылей», годы работы с бумагой, привычки – от этого избавиться все еще не так просто.

К счастью, ситуация уже пару лет как выравнивается: целые отрасли российской экономики активными темпами переходят на ЭДО, повышают свои знания в этой области и на практике осваивают обмен. Разумеется, за ними подтянутся и другие. Поэтому вскоре вопрос «трудно ли отказаться от бумажных документов» ни перед кем не возникнет.

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Организация не обязана подключаться к электронному документообороту, это ее право. Составление документов в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки.
Кроме того, даже при наличии указанного соглашения организация вправе составлять документы на бумажном носителе.

Обоснование:

В соответствии с п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Закон №63-ФЗ) (Письмо Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139).